1、智慧社會的到來，為建設智慧檔案館（室）營造了良好的外部環境 

“智慧社會”的提法，最早源于IBM在2008年11月提出的“智慧地球”的概念，它包括三個要素，即物聯化、互聯化、智能化。這個概念提出后，很多城市又提出了“智慧城市”的概念，并開始了智慧城市的建設和評選，我國的許多城市就在積極地建設智慧型城市。近幾年我國許多城市有了無人駕駛汽車、無人酒店、無人超市等，讓人們感受到了智慧城市的雛形。伴隨著智慧城市的還有智慧圖書館、智慧小區、智慧樓宇、智慧家居等。此外，智慧教育、智慧交通、智慧醫療、智慧司法、智慧旅游、智慧人文、智慧物流等也已經撲面而來，各行各業、方方面面都在以智慧為引領，推進智能化信息化建設。正是在此基礎上，黨的十九大提出了“智慧社會”這一新的理念，智慧社會的到來為智慧檔案館（室）建設營造了很好的社會環境，同時也增添了現實的迫切性。從檔案部門來說，有些檔案室十幾年前就通過手工錄入的方法，對檔案進行了“數據化”，把檔案中的所有文字轉化成了電腦可以檢索的數據。只可惜那時尚無數據挖掘技術，因而未對這些數據進行智慧性開發、關聯性挖掘和自主式推送。2014年以來，國內許多地方的檔案館（室）在數字檔案館（室）的基礎上，對檔案實體、檔案保管條件等方面進行智能化、自動化管理，進行了他們所定義的智慧檔案館（室）建設。還有一些檔案服務企業，最近幾年也提出了基于檔案實體自動化跟蹤和管理、智能化檔案裝具、檔案溫濕度自動控制、檔案安全自動報警等“智慧服務”。

2、智慧檔案館（室）能有效解決傳統檔案管理存在的問題，提高了檔案行業對建設智慧檔案館（室）的積極性。

傳統的文件檔案管理模式，是以保存在工作中產生的原始信息記錄為主要內容，以實現歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。由于大部分單位在其自身的信息自動化建設中一般采取的是由局部到總體的工作線路，普遍缺少總體規劃，所以往往容易導致各個管理系統之間標準不一，接口不順，連動不靈，傳遞不暢；同時，不少單位在開展信息自動化建設過程中，過分依賴自動化管理的技術系統，缺乏對數據質量與系統功能之間辯證關系的正確理解，缺乏對這些數據進行智慧性開發、關聯性挖掘和自主式推送，經常導致自動化管理體系與手工管理并行，甚至相互掣肘的尷尬局面。上述情形，常常使單位的計劃、決策、指揮、領導、經營等項工作處于各行其是，互不溝通的狀態，很容易導致管理混亂，重復投入，工作成本無意義提高等問題的出現。因此建立一套適應本單位工作特點、體現規范化、科學管理水平的檔案綜合管理系統尤其顯得必要，滿足檔案庫房“十防"要求（防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體），實現人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系，從“收"、"管"、"存"、“用”四個方面實現紙質檔案和電子檔案、實體檔案一體化的綜合管理，建立全流程監控的檔案管理體系。

3、物聯網、人工智能、大數據和數據挖掘推送為智慧檔案館（室）提供了關鍵技術

 隨著科學技術的發展，物聯網、人工智能、大數據和數據挖掘推送技術已經越來越成熟，廣泛應用并改變了各行各業和人們的工作生活，凸顯社會進步。智慧檔案管理必須涉及到檔案數字化、數據化、定位、存放狀態、環境狀態、安保、消防、數據共享等將人、物、信息、環境等全部連接起來，實現自動感知和自動調控。而物聯網、人工智能、大數據和數據挖掘推送技術越來越成熟并廣泛應用，為建設智慧檔案館（室）提供了關鍵技術保障。

 檔案數據化之于檔案數字化，智慧檔案館（室）之于數字檔案館（室），是迭代式的更新和發展，是覆蓋性的提高和增強，是管理方式的根本性變化、轉向性發展。建設好智慧檔案館（室）要抓住檔案數據化（不是單純的數字化）、檔案管理智慧化智能化（不是簡單的自動化）、檔案館（室）管理一體化這些關鍵。

1. 采用物聯網技術，建立智慧館（室）一體化綜合管理系統

4. 采用數據挖掘推送技術